Главная Статьи Организация удалённой работы в компании

Организация удалённой работы в компании

Сложившая во всём мире неблагоприятная эпидемиологическая обстановка заставила подавляющее большинство компаний срочно переводить своих сотрудников на удалённую работу. Российские предприниматели, руководители компаний не остались в стороне. Но одно дело, когда специфика работы организации позволяет перейти на удалёнку легко, даже безболезненно, и совсем другое, когда ни сотрудники, ни руководство просто к такому не готовы.

К сожалению, в России оказалось немало компаний, которым организовать удалённую работу не просто сложно, а очень затруднительно. Причины разные: отсутствие понимания процесса, технической возможности, страх потери контроля над сотрудниками.

Но основной проблемой стала неготовность нашего бизнеса к таким серьёзным изменениям. Несмотря на то, что компании по обслуживанию ИТ-систем «уж сколько раз твердили миру» о необходимости внедрения современных решений, многие предприниматели считали это лишним. Теперь же всем стало очевидно, что привычная жизнь может измениться за каких-то пару месяцев, и к этому надо быть готовым.

Что нужно для удалёнки?

Сервер для 1С

В первую очередь нужна техническая готовность. Если вы работаете по старинке: храните всю информацию или устанавливаете все программы на стационарных офисных компьютерах, не используете облачные хранилища и даже не дублируете данные куда-то в одно место, организовать удалённую деятельность будет очень сложно. Во-первых, нет гарантии, что ваши рабочие программы, например, 1С «встанут» на домашние компьютеры сотрудников. Во-вторых, у вас не будет к ним доступа, что создаст большие сложности для контроля работы.

Если вы работаете в программах семейства 1С, оптимальным решением будет аренда сервера. Вы сможете загрузить всю необходимую информацию в виртуальное хранилище, к которому у каждого сотрудника будет доступ из любой точки мира. Так работа не остановится из-за смены компьютера, а вы всегда будете иметь доступ к данным и сможете контролировать процесс.

Виртуальный офис

Для удалённой работы любому бизнесу понадобится виртуальный офис. Это решение, которое позволяет «собрать всех сотрудников в одном месте», даже если они находятся в разных частях города. В виртуальном офисе можно совершать все необходимые операции: ставить задачи, контролировать их выполнение, организовывать совместную работу с базами 1С, обрабатывать входящие звонки на дому и т.д.

Виртуальные офисы уже практикуются многими компаниями, которые осознали эффективность удалённой работы. Даже если часть сотрудников работает из дома, а часть в офисе, они постоянно взаимодействуют, совместно решают поставленные задачи. В условиях пандемии таким компаниям было несложно быстро перейти на полностью домашний режим.

Однако если у вас виртуального офиса нет, расстраиваться не стоит. Развернуть его можно довольно быстро, если обратиться к профессионалам. Специалисты подберут подходящее для «размеров» и сферы вашего бизнеса решение, выполнят все необходимые операции для установки, настройки, запуска. Перейти на новый формат работы вы сможете в течение дня.

Там же, в виртуальном офисе, можно настроить систему отчётности. Это не только на случай, если вы не уверены, что ваши сотрудники будут добросовестно исполнять свои обязанности. Но и вообще вещь полезная, так как позволяет регулярно отслеживать эффективность работы, а в случае её снижения — быстро выяснять и устранять причины.

Техническое оснащение

Возможно, вам придётся дополнительно закупить ноутбуки для сотрудников, чтобы организовать им рабочий процесс дома. Многие крупные компании, например, «Яндекс» предложили работникам забрать свои рабочие места домой. В прямом смысле. Последуйте их примеру, если есть такая возможность. Потому что сфера деятельности вашей компании может требовать определённых параметров от «железа», и далеко не факт, что дома у сотрудника такой же мощный компьютер, как в офисе.

Допустим, у вас работают дизайнеры. У них, помимо системного блока с мощным аппаратным обеспечением, кучи установленных лицензионных программ, ещё два широкоформатных монитора, графический планшет или ещё что-нибудь нужное. Дома всего этого оборудования у сотрудников нет, а значит, работать они не смогут. Оптимальным выходом представляется организация этого же рабочего места, но вне офиса.

Стабильная связь

Если специфика работы вашей компании включает регулярные звонки, возможно, стоит задуматься над созданием облачной АТС. Для малых компаний такое решение будет особенно актуальным, так как позволит развернуть полноценную телефонную сеть с функционалом крупной компании, доступ к которой можно получить из любого места. Здесь есть федеральный номер, автоматический редирект по сотрудникам, «Мобильное предприятие», чтобы ставить и контролировать задачи.

Защита от взломов

Вынужденная удалёнка стала «золотым» времени для хакеров. Малый и средний бизнес буквально подвергся фишинговым коронависрусным атакам со всех сторон. Расчёт тут прост — раз компании спешно перешли на удалёнку, значит, у них, вероятно, недостаточный уровень защиты данных. На корпоративные почты сотрудников могут рассылать письма о коронавирусе с «заражёнными» ссылками или вложениями, при просмотре которых пользователь открывает хакерам доступ ко всем данным. Не только личным, но и корпоративным. Поэтому предварительно стоит позаботиться о компьютерной безопасности.

От технического к человеческому

Когда с технической стороны для удалённой работы всё готово, нужно подумать и о сотрудниках. Переход на хоум офис, особенно в сложившейся экстренной ситуации, это стресс не только для владельцев бизнеса, но и для работников. Особенно, если ваши подчинённые никогда ранее с таким форматом деятельности дела не имели.

Люди — существа социальные, им нужно общение. Сейчас практически все лишены нормальных контактов друг с другом, поэтому многим офисным сотрудникам приходится нелегко. Не стоит ещё и наседать сверху с чрезмерным контролем, лучше, наоборот, показать своим работникам, что они всегда могут обратиться за помощью. Так вы избежите лишнего напряжения и лишних ошибок.

Можно, даже нужно, в начале рабочего дня проводить совещания, лучше по видеосвязи. Это не только позволит координировать работу команды, решать возникающие вопросы, планировать объём работ на день, но даст возможность пообщаться с сотрудниками «лицом к лицу».

Не забывайте быть просто людьми, выделите 2-3 минуты из видеосовещания для бесед на сторонние темы. Обсудите ситуацию в мире, поделитесь своими эмоциями от удалённой работы, узнайте, как у кого дела. Анализируйте работу компании в целом и каждого отдела в частности. Обратная связь от сотрудников, как пассивная, так и активная, очень поможет с этим.

Думайте не только о работе. Всем сейчас тяжело, сколько продлится карантинный режим — неизвестно. Поддерживайте моральный дух сотрудников, чтобы их каждодневная рутина не превратила жизнь в «день сурка». Например, по пятницам можно устраивать совместные онлайн-игры, развлекательные конференции. Можно давать отделам какие-то шуточные недельные задания, а в последний рабочий день подводить итоги.

О плюсах удалённой работы

Несмотря на все трудности, которые могут подстерегать неподготовленные компании, удалённая работа имеет массу положительных моментов.

  1. Экономия времени. Ни вам, ни вашим сотрудникам не придётся тратить 40-60 минут (а то и больше) на дорогу в офис, а потом домой. Проснулся, позавтракал, сел за компьютер — всё, ты уже на рабочем месте.
  2. Расширение возможностей. Если формат удалённой работы вам понравится и «приживётся» даже после окончания карантина, вы сможете искать сотрудников за пределами своего города. Порой трудно найти специалиста у себя, но их много в других регионах.
  3. Снижение расходов. Даже если частично перевести штат на удалёнку, вы сможете перейти в меньший по площади офис. Зачем платить за пустые квадраты?

Многие эксперты считают, что будущее именно за удалённой работой. Это эффективно, это выгодно, это удобно. Возможно, именно пандемия сейчас дала понять многим компаниям, насколько хорош формат удалёнки. Развитие не остановить, а всё то, что кажется постоянным и незыблемым, на самом деле временно, поэтому будьте готовы к переменам, они уже на пороге.